La firma elettronica (FEA)

Le informazioni di questa guida hanno carattere generale e divulgativo e non costituiscono consulenza legale o fiscale. Per il tuo caso specifico rivolgiti a un avvocato, a un commercialista o a un Centro di assistenza fiscale (CAF).

Cos'è la Firma Elettronica Avanzata (FEA)

La Firma Elettronica Avanzata (FEA) è una firma elettronica collegata solo a chi firma, che permette di identificarlo, che si crea con dati che chi firma usa sotto il suo controllo esclusivo, con un elevato livello di sicurezza, e che è legata al documento in modo che ogni modifica successiva si possa rilevare: sono i quattro requisiti dell'articolo 26 del Regolamento (UE) n. 910/2014 (eIDAS). Per il Codice dell'amministrazione digitale (CAD), un documento firmato con FEA soddisfa il requisito della forma scritta e ha l'efficacia di prova della scrittura privata prevista dall'articolo 2702 del Codice civile.

Su quali documenti si usa

La FEA si usa su qualunque documento che richiede una firma, tranne due tipi di atti, che trovi nei paragrafi qui sotto: quelli per cui la legge chiede, a pena di nullità, la firma elettronica qualificata o la firma digitale, e quelli che vanno fatti davanti a un notaio o scritti a mano. Puoi richiederla in due modi: sui contratti che generi in piattaforma, dalla scheda del contratto (scheda Firma), e sui documenti PDF che carichi da Dashboard → Gestione → Firme → Nuova firma, per esempio un contratto preparato altrove, un verbale di consegna o un accordo tra le parti (solo tu, oppure tu e altre persone, fino a 6 firme per documento). Un contratto archiviato come "Documento caricato" è già firmato altrove e lì non si firma: se devi ancora farlo firmare online, caricalo nella sezione Firme.

Quando la FEA non basta

Alcuni atti, se sono fatti con un documento informatico, vanno firmati a pena di nullità con la firma elettronica qualificata o con la firma digitale, salvo che la firma sia autenticata da un notaio o da un altro pubblico ufficiale autorizzato. Lo stabilisce il Codice dell'amministrazione digitale (CAD, articolo 21, comma 2-bis) per gli atti elencati all'articolo 1350 del Codice civile dal numero 1 al numero 12. Se uno di questi atti è firmato solo con la FEA, è nullo. Per esempio:

La firma elettronica qualificata e la firma digitale (che per il CAD è un tipo di firma qualificata) sono firme diverse dalla FEA: sulla piattaforma non sono disponibili, e non lo è nemmeno l'autentica della firma da parte di un notaio. I contratti di locazione che generi in piattaforma (4+4, 3+2, transitorio e studenti) non superano i nove anni, e la piattaforma non accetta una durata più lunga, quindi il limite non li riguarda: riguarda i documenti che carichi nella sezione Firme, e il modulo Nuova firma te lo ricorda prima del caricamento.

La FEA non basta nemmeno per gli atti che la legge vuole fatti davanti a un notaio o scritti a mano. Per esempio la donazione va fatta per atto pubblico, cioè redatto da un notaio, a pena di nullità (articoli 782 e 2699 del Codice civile), e il testamento va scritto per intero di mano di chi lo fa oppure fatto per atto di notaio (articoli 601 e 602 del Codice civile). Questi atti non si fanno con una firma sulla piattaforma.

Come funziona per chi firma

Tu firmi dalla dashboard; le altre persone ricevono una email con il link al documento e un codice di accesso a 6 cifre (PIN). Dopo aver letto il documento, ognuno preme "Firma il documento": si apre la pagina di firma sicura, dove mostra un documento d'identità originale e conferma la firma con un codice ricevuto via SMS. Nome e cognome devono essere esattamente quelli del documento d'identità, altrimenti la firma non si può completare. Quando tutte le firme sono complete ricevi una notifica e il PDF firmato resta scaricabile dalla piattaforma.

La firma ha una marca temporale?

Sì. La marca temporale qualificata è un dato elettronico che collega altri dati (qui, ogni firma) a una data e a un'ora precise e prova che quei dati esistevano in quel momento; la rilascia un prestatore di servizi fiduciari qualificato, cioè un'organizzazione a cui un organismo di vigilanza ha assegnato questa qualifica. Su Affitti per chi ha Fretta ogni firma ne riceve una, sia sui contratti generati in piattaforma sia sui documenti PDF caricati nella sezione Firme.

Per il Regolamento eIDAS la data e l'ora indicate da una marca temporale qualificata si presumono esatte, e si presume che la firma a cui sono collegate non sia stata modificata. La marca sta dentro ogni firma del PDF, non è un timbro stampato sulla pagina: la vedi nei dettagli di ciascuna firma, aprendo il PDF con un programma che mostra le firme elettroniche, per esempio Adobe Acrobat Reader.

La marca temporale non sostituisce la registrazione del contratto all'Agenzia delle Entrate (AdE), che resta a carico delle parti quando è prevista. Per saperne di più leggi Marca temporale sulla firma: cos'è e cosa prova.

Costo

Ogni firma costa €5 (IVA inclusa): ogni firmatario conta come una firma, quindi un contratto firmato da te e dall'inquilino usa 2 firme. La marca temporale è compresa nel prezzo, senza costi in più. La generazione del contratto è sempre gratuita.

Riferimenti normativi: Regolamento (UE) n. 910/2014 (eIDAS), articolo 26; Codice dell'amministrazione digitale (decreto legislativo n. 82/2005), articolo 1, comma 1, lettera s), articolo 20, comma 1-bis, e articolo 21, comma 2-bis; Codice civile, articoli 601, 602, 782, 1350, 1351, 2699, 2702 e 2703; Agenzia delle Entrate, risoluzione n. 23/E dell'8 aprile 2021.